Política de privacidad - Industrias Mil Cauchos

POLÍTICA DE PROTECCIÓN Y TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES

1. CONSIDERACIONES PREVIAS

HERNANDO NAVARRO URIBE, en su calidad de propietario del establecimiento de comercio INDUSTRIAS MIL CAUCHOS, identificado con NIT 13.835.538-1, establece que toda la información personal que sea recolectada y/o tratada respecto de proveedores, inversionistas, clientes, aliados estratégicos, fundaciones, contratistas, trabajadores, colaboradores, usuarios, voluntarios y, en general, de cualquier titular, obtenida con ocasión de su participación en eventos o reuniones, en el desarrollo de relaciones comerciales o contractuales, o en cualquier otra actividad vinculada al objeto y operaciones propias del establecimiento, será objeto de tratamiento conforme a lo previsto en la Ley 1581 de 2012, el Decreto 1377 de 2013 y las demás normas concordantes que regulan la protección de datos personales.

En consecuencia, el tratamiento de los datos personales se adelantará con el propósito de garantizar el ejercicio efectivo del derecho constitucional de hábeas data y los demás derechos y garantías conexas, atendiendo a las finalidades y a los tipos de tratamiento aplicables a la información suministrada por los titulares, y respecto de los datos personales incorporados en las bases de datos que sean susceptibles de tratamiento por parte del establecimiento.

2. DEFINICIONES:

Para efectos de la presente política, se tendrán en cuenta las siguientes definiciones:

Autorización: Consentimiento previo, expreso e informado que da el titular del dato personal para el tratamiento.
Aviso de Privacidad: Documento físico y/o electrónico puesto a disposición del Titular en el cual se le comunica las Políticas de Tratamiento de Datos Personales que le aplica, la forma de acceder a las mismas y las características del tratamiento que se pretende dar.
Base de datos: Conjunto organizado de Datos Personales que sea objeto de tratamiento, sin importar que se trate de una base de datos manual o automatizada.
Dato biométrico: son aquellos datos personales que informan sobre determinados aspectos físicos que, mediante un análisis técnico, permiten distinguir las singularidades que identifican a una persona. Estos se dividen en datos i) biométricos fisiológicos, que son aquellos derivados de la medida de una parte de la anatomía de una persona; por ejemplo: la huella dactilar, rostro, retina; y ii) los datos biométricos del comportamiento, como son la voz, o la firma.
Dato personal o información personal: cualquier información que, de manera individual o vinculada, permita determinar, identificar o asociar a una o varias personas naturales determinadas o determinables.
Dato privado: es el dato que por su naturaleza íntima o reservada sólo es relevante para el titular de la información personal.
Dato público: es el dato que no sea semiprivado, privado o sensible. Son considerados datos públicos, entre otros, los datos relativos al estado civil de las personas, a su profesión u oficio y a su calidad de comerciante o de servidor público. Por su naturaleza, los datos públicos pueden estar contenidos, entre otros, en registros públicos, documentos públicos, gacetas y boletines oficiales y sentencias judiciales debidamente ejecutoriadas que no estén sometidas a reserva.
Dato semiprivado: es aquel que no tiene naturaleza íntima, reservada, ni pública y cuyo conocimiento o divulgación puede interesar no sólo a el titular sino a cierto sector o grupo de personas o a la sociedad en general, como el dato financiero y crediticio de actividad comercial o de servicios.
Dato sensible: se entiende por datos sensibles aquellos que afectan la intimidad del titular o cuyo uso indebido puede generar su discriminación, tales como aquellos que revelen el origen racial o étnico, la orientación política, las convicciones religiosas o filosóficas, la pertenencia a sindicatos, organizaciones sociales, de derechos humanos o que promueva intereses de cualquier partido político o que garanticen los derechos y garantías de Partidos políticos de oposición así como los datos relativos a la salud, a la vida sexual y los datos biométricos, entre otros, la captura de imagen fija o en movimiento, huellas digitales, fotografías, iris, reconocimiento de voz, facial o de palma de mano, etc.
Encargado del tratamiento: Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, realice el Tratamiento de Datos Personales por cuenta, a nombre y según las directrices del Responsable del Tratamiento.
Habeas data: derecho de cualquier persona a conocer, actualizar y rectificar las informaciones que se hayan recogido sobre ellas en el banco de datos y en archivos de entidades públicas y privadas.
Oficial de protección de datos: Es la persona que tiene como función la vigilancia y control de la aplicación de la Política de Protección de Datos Personales.
Responsable del tratamiento: persona natural o jurídica, pública o privada que por sí misma o en asocio con otros, decida sobre la base de datos y/o tratamiento del dato personal.
Titular: persona natural cuyos datos personales sean objeto de tratamiento.
Transferencia de datos: la transferencia de datos tiene lugar cuando el Responsable y/o Encargado del tratamiento de datos personales, ubicado en Colombia, envía la información o los datos personales a un receptor, que a su vez es responsable del tratamiento y se encuentra dentro o fuera del país.
Transmisión de datos: tratamiento de datos personales que implica la comunicación de los mismos dentro o fuera del territorio de la República de Colombia, con el fin de que un encargado realice determinado tratamiento, por cuenta y según las indicaciones del Responsable.
Tratamiento: cualquier operación o conjunto de operaciones sobre datos personales, tales como la recolección, almacenamiento, uso, circulación o supresión.

3. LAS FINALIDADES DEL TRATAMIENTO DE DATOS SON LAS SIGUIENTES:

HERNANDO NAVARRO URIBE, en su calidad de propietario del establecimiento de comercio INDUSTRIAS MIL CAUCHOS, identificado con NIT 13.835.538-1, informa que los datos personales que sean recolectados y/o tratados en el desarrollo de su actividad comercial serán utilizados, de manera enunciativa y no taxativa, para las siguientes finalidades, en armonía con los principios y disposiciones previstos en la Ley 1581 de 2012, el Decreto 1377 de 2013 y demás normas concordantes, garantizando en todo caso el ejercicio del derecho fundamental de hábeas data y los demás derechos de los Titulares:

3.1. Contacto e información comercial. Contactar al Titular por los canales autorizados (incluyendo, sin limitarse a, correo electrónico, llamadas, mensajes de texto, aplicaciones de mensajería instantánea y demás medios), con el fin de informarle sobre los productos, bienes y servicios ofrecidos, comercializados o promocionados por INDUSTRIAS MIL CAUCHOS, así como para atender solicitudes de información, cotizaciones, requerimientos y comunicaciones derivadas de la relación comercial o contractual.

3.2. Marketing y campañas promocionales. Diseñar, ejecutar y evaluar campañas de mercadeo, publicidad y promoción, incluyendo el envío de comunicaciones comerciales, boletines, invitaciones, ofertas, descuentos, lanzamientos y demás actividades orientadas a posicionamiento, fidelización, medición de satisfacción y/o relacionamiento con clientes, proveedores, aliados y demás Titulares, conforme a las autorizaciones otorgadas y a la normativa aplicable.

3.3. Gestión e invitación a eventos. Informar, invitar, registrar y gestionar la participación del Titular en eventos, capacitaciones, reuniones, activaciones comerciales, actividades institucionales o de relacionamiento organizadas por INDUSTRIAS MIL CAUCHOS, así como realizar control de asistencia, confirmaciones, logística, comunicaciones previas y posteriores, y seguimiento a la experiencia del participante.

3.4. Uso de imagen y voz en actividades y eventos. Captar, registrar y utilizar la imagen y/o voz del Titular mediante video y/o fotografía, cuando este asista a eventos organizados por INDUSTRIAS MIL CAUCHOS, visite sus instalaciones o concurra a estas por cualquier motivo relacionado con la prestación de servicios, adquisición o negociación de bienes o servicios, consultas, reuniones, visitas técnicas, actividades laborales o contractuales, o cualquier otra circunstancia vinculada con el desarrollo del objeto y operaciones del establecimiento; todo lo anterior, siempre que medie la autorización previa, expresa e informada del Titular, cuando sea exigible.

3.5. Repositorio institucional y divulgación en medios. Conservar en un repositorio institucional las imágenes, fotografías y/o videos obtenidos en el marco de eventos o visitas a las instalaciones, y utilizarlos —cuando exista autorización aplicable— para fines institucionales, comerciales o informativos, tales como: publicaciones en redes sociales, página web, piezas promocionales, material corporativo, informes de gestión, memorias de eventos, campañas y promociones de productos, bienes o servicios, garantizando que el tratamiento sea acorde con los principios de finalidad, necesidad, proporcionalidad y circulación restringida.

3.6. Transferencia y/o transmisión de datos personales. Realizar la transferencia y/o transmisión de datos personales a terceros, dentro o fuera del territorio nacional, cuando resulte necesario para el desarrollo de las actividades propias de INDUSTRIAS MIL CAUCHOS y para el cumplimiento de las finalidades aquí previstas, incluyendo, entre otros, proveedores de servicios tecnológicos, operadores logísticos, aliados comerciales, asesores, contratistas u otros terceros con quienes se celebren alianzas o acuerdos; lo anterior, con observancia de los requisitos legales aplicables, asegurando la adopción de medidas de seguridad y, cuando corresponda, la suscripción de los instrumentos contractuales que garanticen el adecuado tratamiento de la información.

4. ÁMBITO DE APLICACIÓN DE LA POLÍTICA DE PROTECCIÓN DE DATOS PERSONALES

La presente Política de Protección y Tratamiento de Datos Personales se aplicará a todas las bases de datos y/o archivos que contengan datos personales y que sean objeto de recolección, almacenamiento, uso, circulación, actualización, transmisión, transferencia y/o supresión, o de cualquier otra forma de tratamiento por parte de HERNANDO NAVARRO URIBE, en su calidad de propietario del establecimiento de comercio INDUSTRIAS MIL CAUCHOS, identificado con NIT 13.835.538-1, de conformidad con lo previsto en la Ley 1581 de 2012, el Decreto 1377 de 2013 y demás normas concordantes.

Para el ejercicio de los derechos del Titular a conocer, actualizar, rectificar y suprimir sus datos personales, así como para revocar la autorización otorgada y/o formular consultas y reclamos relacionados con el tratamiento de su información, el Titular podrá radicar su solicitud a través de los siguientes canales:

1. Atención presencial: instalaciones de INDUSTRIAS MIL CAUCHOS, ubicadas en la calle 22 19-07, calle 22 14-23 y calle 22 14-19, de la ciudad de Bucaramanga.

2. Correo electrónico: [email protected]

3. Línea celular: 3175019435

4. Pagina web: www.industriasmilcauchos.com

Procedimiento y términos de respuesta (Consultas y Reclamos):

Consultas: Las consultas relacionadas con los datos personales serán atendidas en un término máximo de diez (10) días hábiles contados a partir de la fecha de su recibo. Cuando no fuere posible atender la consulta dentro de dicho término, se informará al Titular antes del vencimiento, expresando los motivos de la demora y señalando la fecha en que se atenderá, la cual en todo caso no podrá superar cinco (5) días hábiles adicionales.

Reclamos: Cuando el Titular considere que la información contenida en una base de datos debe ser objeto de corrección, actualización o supresión, o cuando advierta el presunto incumplimiento de los deberes del Responsable, podrá presentar un reclamo. Este será atendido en un término máximo de quince (15) días hábiles contados a partir del día siguiente a la fecha de su recibo. Si no fuere posible atender el reclamo dentro de dicho término, se informará al Titular antes del vencimiento, indicando los motivos de la demora y la fecha en que se atenderá, la cual en todo caso no podrá superar ocho (8) días hábiles adicionales.

Requisitos mínimos del reclamo: El reclamo deberá contener, como mínimo, (i) identificación del Titular, (ii) descripción clara de los hechos que dan lugar al reclamo, (iii) dirección física y/o electrónica para notificaciones y (iv) los documentos que se quieran hacer valer. Si el reclamo resulta incompleto, se requerirá al Titular dentro de los cinco (5) días hábiles siguientes a su recepción para que subsane las fallas. Transcurridos dos (2) meses sin que se presente la información requerida, se entenderá que el Titular ha desistido del reclamo.

Canal de respuesta: La respuesta se remitirá por el mismo medio por el cual fue radicada la solicitud, salvo que el Titular solicite expresamente un canal diferente o resulte necesario por razones de trazabilidad y seguridad.

5. PRINCIPIOS RECTORES

Con el fin de garantizar y proteger los derechos de los Titulares en relación con el Tratamiento de Datos Personales, HERNANDO NAVARRO URIBE, en su calidad de propietario del establecimiento de comercio INDUSTRIAS MIL CAUCHOS (en adelante, el Responsable del Tratamiento), aplicará de manera armónica e integral los principios previstos en la Ley 1581 de 2012, el Decreto 1377 de 2013 y demás normas concordantes, así:

a) Principio de legalidad. La recolección, uso, almacenamiento, circulación, supresión y, en general, el Tratamiento de Datos Personales se realizará en estricto cumplimiento de las disposiciones vigentes y aplicables que regulan la materia, así como de los derechos fundamentales conexos.

b) Principio de finalidad. El Tratamiento obedecerá a una finalidad legítima, concreta y previamente informada al Titular, conforme a lo previsto en la presente Política y a las autorizaciones otorgadas, cuando a ello haya lugar.

c) Principio de libertad. El Tratamiento solo se ejercerá con el consentimiento previo, expreso e informado del Titular. En consecuencia, no se obtendrán ni divulgarán Datos Personales sin autorización, salvo en los eventos en que exista mandato legal o judicial que releve al Responsable de obtenerla, o en los casos expresamente permitidos por la normativa aplicable.

d) Principio de veracidad o calidad. Los Datos Personales sujetos a Tratamiento deberán ser veraces, completos, exactos, actualizados, comprobables y comprensibles. Se prohíbe el Tratamiento de información parcial, incompleta, fraccionada o que induzca a error.

e) Principio de transparencia. Se garantizará a los Titulares, en cualquier tiempo y sin restricciones, el derecho a obtener información acerca de la existencia de Datos Personales que les conciernan, así como a conocer el uso que se les ha dado, en los términos previstos por la ley.

f) Principio de acceso y circulación restringida. Los Datos Personales —salvo la información pública— no estarán disponibles en Internet u otros medios de divulgación o comunicación masiva, a menos que el acceso sea técnicamente controlable y se asegure la circulación restringida únicamente a los Titulares y/o a los terceros debidamente autorizados. En todo caso, el Responsable adoptará medidas razonables para evitar accesos o usos no autorizados, entendiéndose esta obligación como obligación de medio.

g) Principio de seguridad. Los Datos Personales tratados por INDUSTRIAS MIL CAUCHOS serán protegidos mediante la adopción de medidas técnicas, humanas y administrativas razonables y proporcionales a la naturaleza de los datos, orientadas a prevenir su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento. Para tal efecto, se implementarán controles de seguridad, protocolos y procedimientos de custodia en los repositorios físicos y/o electrónicos donde se almacene la información, siendo esta igualmente una obligación de medio.

h) Principio de confidencialidad. Todas las personas que intervengan en el Tratamiento de Datos Personales que no tengan la naturaleza de datos públicos estarán obligadas a garantizar la reserva y confidencialidad de la información. En consecuencia, se abstendrán de revelar a terceros cualquier información personal, comercial, contable y/o técnica a la que tengan acceso con ocasión de sus funciones o de su relación con el Responsable del Tratamiento. Las personas vinculadas para labores de administración o manejo de bases de datos deberán suscribir los documentos contractuales y/o cláusulas de confidencialidad u otrosíes que resulten necesarios para asegurar dicho compromiso. Esta obligación se mantendrá vigente incluso con posterioridad a la terminación de la relación que dio origen al acceso a la información.

6. DATOS E INFORMACIÓN SUSCEPTIBLE DE TRATAMIENTO

HERNANDO NAVARRO URIBE, en su calidad de propietario del establecimiento de comercio INDUSTRIAS MIL CAUCHOS (en adelante, el Responsable del Tratamiento), recolecta, almacena, usa, circula, actualiza, transmite, transfiere y suprime según corresponda datos personales de naturaleza pública, privada, semiprivada y sensible, en el marco del desarrollo de su actividad comercial y de las relaciones civiles, comerciales, contractuales y laborales que se deriven de la misma.

La recolección de los datos personales se realiza, principalmente, de forma directa, como consecuencia de la interacción con clientes, proveedores, trabajadores, contratistas, aliados y/o terceros relacionados, quienes los suministran de manera libre y voluntaria por los canales habilitados para tal fin, con ocasión de solicitudes, cotizaciones, contratación, ejecución de servicios, trámites administrativos, procesos de vinculación y demás actividades propias de la operación.

En todo caso, la información personal reposa en bases de datos físicas y/o electrónicas administradas por el Responsable, las cuales cuentan con controles de acceso y medidas de seguridad físicas, técnicas y administrativas razonables, orientadas a garantizar la circulación restringida de la información y a prevenir su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento, conforme a los principios y deberes establecidos en la normativa vigente.

Sin perjuicio de lo previsto en el acápite de Definiciones, se entenderán igualmente como datos sensibles aquellos que, por su naturaleza, puedan afectar la intimidad del Titular o cuyo uso indebido pueda generar discriminación, así como la información recolectada y tratada, cuando sea procedente, en desarrollo de procedimientos tales como pruebas psicotécnicas, visitas domiciliarias, estudios de seguridad y demás evaluaciones de naturaleza análoga que, en el contexto de procesos de selección, vinculación o administración de personal, impliquen el tratamiento de información sensible.

En consecuencia, el Tratamiento de datos personales de carácter sensible solo se realizará cuando (i) el Titular haya otorgado autorización previa, expresa e informada, o (ii) concurra alguna de las siguientes hipótesis legalmente previstas:

1. Interés vital del Titular: cuando el tratamiento sea necesario para salvaguardar el interés vital del Titular y este se encuentre física o jurídicamente incapacitado. En tal evento, se requerirá la autorización de su representante legal o de quien haga sus veces.

2. Procesos judiciales: cuando el tratamiento se refiera a datos necesarios para el reconocimiento, ejercicio o defensa de un derecho en un proceso judicial.

3. Finalidad histórica, estadística o científica: cuando el tratamiento tenga dicha finalidad y se adopten las medidas conducentes para la supresión de identidad o anonimización del Titular, según corresponda.

En ningún caso el Titular estará obligado a autorizar el Tratamiento de sus datos sensibles. Cuando se solicite dicha autorización, se informará de manera clara y previa la finalidad del tratamiento y el carácter facultativo de su otorgamiento, garantizando que la decisión sea libre, consciente e informada.

7. TRATAMIENTO DE DATOS A TRAVÉS DE MEDIOS DE VIDEO GRABACIÓN Y/O REGISTRO FOTOGRÁFICO

HERNANDO NAVARRO URIBE, en su calidad de propietario del establecimiento de comercio INDUSTRIAS MIL CAUCHOS (en adelante, el Responsable del Tratamiento), podrá realizar actividades de captación, registro, almacenamiento, conservación, reproducción, transmisión y/o divulgación de imágenes, videos y audios en los que eventualmente puedan aparecer clientes, proveedores, visitantes, trabajadores, contratistas y/o colaboradores, exclusivamente para las finalidades informadas en esta Política y conforme a la Ley 1581 de 2012, el Decreto 1377 de 2013 y demás normas concordantes.

7.1. Autorización y alcance. Siempre que sea exigible, el Responsable solicitará al Titular autorización previa, expresa e informada para el tratamiento de su imagen y/o voz. En particular, cuando la captación o el uso de imágenes implique tratamiento de datos biométricos esto es, cuando se realice un procesamiento técnico orientado a identificar o autenticar al Titular (p. ej., reconocimiento facial u otro mecanismo equivalente) el Responsable solicitará autorización específica respecto de dicho tratamiento, informando su alcance, finalidad y medidas de seguridad aplicables.

7.2. Redes sociales, publicidad y marketing. Para fines de comunicación institucional, publicidad, mercadeo y marketing en general, el Responsable podrá realizar grabaciones de video y/o audio y registros fotográficos en los que puedan ser captados Titulares (incluyendo trabajadores, colaboradores y clientes), siempre dentro de las finalidades informadas y, cuando a ello haya lugar, con la autorización correspondiente.

7.3. Naturaleza revocable de la autorización. El Responsable reconoce que la autorización para el uso de la propia imagen y/o voz no implica renuncia definitiva sobre estos derechos. En consecuencia, la autorización comprende el consentimiento informado no solo acerca del uso de la imagen y/o voz, sino también respecto de las finalidades del tratamiento, y podrá ser revocada en los términos legales, sin perjuicio de los tratamientos ya realizados de forma lícita con anterioridad a la revocatoria.

7.4. Autorización de trabajadores. Sin perjuicio del cumplimiento del régimen laboral aplicable, los trabajadores deberán manifestar en el marco de la socialización del Reglamento Interno de Trabajo y/o mediante el documento que el Responsable disponga para tal fin su autorización para el uso de la propia imagen y/o voz, cuando el tratamiento tenga finalidades institucionales o de mercadeo.

8. TRATAMIENTO DE DATOS EN SISTEMAS DE VIDEOVIGILANCIA

8.1. Finalidad y principios. Los sistemas de videovigilancia implementados por INDUSTRIAS MIL CAUCHOS se encuentran orientados, principalmente, a finalidades de seguridad de personas, bienes e instalaciones, así como a la prevención y soporte de incidentes, y se operan conforme a los principios de legalidad, finalidad, necesidad, proporcionalidad, seguridad y circulación restringida previstos en la normativa aplicable.

8.2. Información al Titular. El responsable procurará informar a los Titulares sobre la existencia de cámaras y el tratamiento asociado, mediante avisos visibles en las zonas videovigiladas y a través de los canales previstos en esta Política, indicando al menos la identidad del Responsable, finalidades, canales de contacto y referencia a la presente Política.

8.3. Acceso y custodia. Los registros obtenidos por videovigilancia serán custodiados con medidas técnicas, humanas y administrativas razonables; su acceso estará limitado a personal autorizado y/o a terceros encargados debidamente habilitados, según necesidad operacional y bajo deberes de confidencialidad.

8.4. Relación con terceros. En caso de que, por la naturaleza de la operación, existan escenarios en los que terceros (por ejemplo, aliados, contratistas o proveedores) actúen como Responsables o Encargados de tratamiento respecto de sistemas de videovigilancia, el Responsable promoverá el cumplimiento de las obligaciones legales en materia de protección de datos personales y la adopción de herramientas razonables para evitar tratamientos no autorizados. No obstante, cada tercero será responsable del tratamiento que realice en su propio ámbito y bajo su propia calidad jurídica.

9. TRATAMIENTO DE DATOS DE MENORES DE EDAD

En los términos de la normatividad vigente, se restringe el tratamiento de datos personales de niños, niñas y adolescentes, salvo cuando (i) se trate de datos de naturaleza pública, o (ii) el tratamiento cumpla, de manera concurrente, con los siguientes parámetros:

a) Que el tratamiento responda y respete el interés superior del menor.

b) Que se asegure el respeto de sus derechos fundamentales. Adicionalmente, cuando a ello haya lugar, el Responsable exigirá la autorización del representante legal del menor y, según la naturaleza del caso, podrá implementar medidas razonables para verificarla.

10. DEBERES COMO RESPONSABLE DEL TRATAMIENTO

HERNANDO NAVARRO URIBE, como Responsable del Tratamiento, se compromete a cumplir, entre otros, los siguientes deberes: 10.1. Garantizar al Titular, en todo tiempo, el pleno y efectivo ejercicio del derecho de hábeas data. 10.2. Solicitar y conservar copia de la autorización otorgada por el Titular cuando esta sea requerida. 10.3. Informar al Titular, de manera previa o concomitante con la recolección, sobre la finalidad del tratamiento y los derechos que le asisten por virtud de la autorización otorgada. 10.4. Conservar la información bajo condiciones de seguridad que impidan su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento. 10.5. Garantizar que la información suministrada al Encargado del Tratamiento sea veraz, completa, exacta, actualizada, comprobable y comprensible. 10.6. Actualizar la información y comunicar oportunamente al Encargado del Tratamiento las novedades respecto de los datos previamente suministrados, adoptando las medidas necesarias para mantenerla actualizada. 10.7. Rectificar la información cuando sea incorrecta y comunicar lo pertinente al Encargado del Tratamiento.

10.8. Suministrar al Encargado del Tratamiento, según el caso, únicamente datos cuyo tratamiento esté debidamente autorizado o se encuentre amparado por una causal legal.

10.9. Exigir al Encargado del Tratamiento, en todo momento, el respeto a las condiciones de seguridad y privacidad de la información del Titular.

10.10. Tramitar las consultas y reclamos formulados por los Titulares, en los términos legales.

10.11. Informar al Encargado del Tratamiento cuando determinada información se encuentre en discusión por parte del Titular, una vez se haya presentado el reclamo y mientras no haya finalizado el trámite respectivo.

10.12. Informar, a solicitud del Titular, sobre el uso dado a sus datos personales.

10.13. Informar a la autoridad de protección de datos (cuando sea procedente) sobre violaciones a los códigos de seguridad y la existencia de riesgos en la administración de la información de los Titulares.

10.14. Usar únicamente datos cuyo tratamiento esté previamente autorizado o se encuentre habilitado por la ley, de conformidad con la Ley 1581 de 2012.

11. DEBERES DE LOS ENCARGADOS DEL TRATAMIENTO

Los terceros que actúen como Encargados del Tratamiento por cuenta de INDUSTRIAS MIL CAUCHOS deberán cumplir, como mínimo, los siguientes deberes:

11.1. Garantizar al Titular, en todo tiempo, el pleno y efectivo ejercicio del derecho de protección de datos personales.

11.2. Conservar la información bajo condiciones de seguridad que impidan su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento.

11.3. Realizar oportunamente la actualización, rectificación o supresión de los datos, en los términos de la ley y de la presente Política.

11.4. Actualizar la información reportada por el Responsable dentro de los cinco (5) días hábiles contados a partir de su recibo.

11.5. Tramitar las consultas y reclamos formulados por el Titular en los términos señalados por la ley.

11.6. Registrar en la base de datos la leyenda “reclamo en trámite” en la forma prevista por la normatividad aplicable.

11.7. Insertar en la base de datos la leyenda “información en discusión judicial” una vez notificado por parte de la autoridad competente sobre procesos judiciales relacionados con la calidad del dato personal.

11.8. Abstenerse de circular información que esté siendo controvertida por el Titular y cuyo bloqueo haya sido ordenado por la autoridad competente.

11.9. Permitir el acceso a la información únicamente a las personas autorizadas o legalmente habilitadas.

11.10. Verificar, cuando sea aplicable, la existencia de la autorización y su alcance, y tratar los datos conforme a las instrucciones del Responsable y la normatividad vigente.

12. DERECHOS DEL TITULAR DE LA INFORMACIÓN

El titular de la información siempre podrá conocer, actualizar y rectificar sus datos personales frente al responsable de la Información y aquellos que actúen como Encargados del tratamiento, de acuerdo con lo siguiente:

12.1 Rectificación y actualización de datos: Acceder, conocer, actualizar y rectificar sus datos a solicitud frente al responsable y/o Encargado de la Información. Podrá ejercer este derecho respecto a la información de que resulte ser incompleta o inexacta, de conformidad con el procedimiento y los términos indicados para presentar reclamos. En caso de rectificación y actualización de datos, el titular deberá indicar las correcciones a realizar y aportar la documentación que avale su petición.

12.2 Revocatoria y supresión: Solicitar revocatoria y supresión de datos cuando el Tratamiento no respete los principios, derechos y garantías constitucionales.

12.3 Supresión de datos: El titular, tiene derecho a solicitar la eliminación de sus datos personales, en los siguientes casos:

Si los mismos no están siendo tratados conforme a los principios, deberes y obligaciones previstas en la normatividad vigente.
Cuando hayan dejado de ser necesarios o pertinentes para la finalidad para la cual fueron recabados.
Si se ha superado el periodo necesario para el cumplimiento de los fines para los que fueron recabados.
La supresión implica la eliminación total o parcial de la información personal de los registros, archivos, bases de datos.

12.4 Derecho de Cancelación: El derecho de cancelación no es absoluto y el responsables del tratamiento, podrá negar el ejercicio del mismo cuando:

El titular del dato tenga un deber legal o contractual de permanecer en las bases de datos.
Si la eliminación de los datos obstaculiza las actuaciones judiciales o administrativas vinculadas a obligaciones fiscales, la investigación y persecución de delitos o la actualización de sanciones administrativas.
Si los datos son requeridos para proteger intereses jurídicamente tutelados del titular; para realizar una acción en función del interés público, o cuando sean necesarios para cumplir con una obligación legalmente adquirida.

13. Revocatoria de la autorización: El Titular podrá revocar su consentimiento para el tratamiento de sus datos personales en cualquier momento, siempre y cuando no lo impida una disposición legal o contractual. La revocatoria de la autorización la podrá realizarse sobre la totalidad de las finalidades consentidas; o podrá revocar la autorización de manera parcial, así mismo, podrá solicitar prueba de la autorización de tratamiento salvo los casos en que la ley indique que dicha autorización no es necesaria. Por ejemplo, cuando se trata de datos públicos. Dentro de los derechos de El Titular también está el de acudir ante la Superintendencia de Industria y Comercio cuando considere que se está presentando una infracción a la ley.

14. QUIENES PUEDEN EJERCER LOS DERECHOS

Los derechos de los titulares de información personal podrán ser ejercidos por las siguientes personas:

El titular del dato personal
Los causahabientes de los titulares de información.
Por el representante y/o apoderado del titular.
Por estipulación a favor de otro.
En los casos de menores de edad, el ejercicio de los derechos únicamente podrá ser ejercido por las personas debidamente facultadas por la ley.
Toda persona que pretenda ejercer algún derecho deberá acreditar su condición de titular o de autorizado.

15. SOLICITUDES FRENTE AL TRATAMIENTO DE INFORMACIÓN

Los Titulares podrán presentar solicitudes de consulta y/o reclamos para ejercer sus derechos de rectificación, actualización, supresión y/o revocatoria de la autorización respecto de sus datos personales, de conformidad con la Ley 1581 de 2012, el Decreto 1377 de 2013 y demás normas concordantes, a través de los siguientes canales habilitados por el Responsable del Tratamiento:

Canales de atención:

1. Correo electrónico: [email protected]

2. Línea celular: 3175019435

3. Comunicación escrita (carta): dirigida a HERNANDO NAVARRO URIBE, en su calidad de Responsable del Tratamiento del establecimiento de comercio INDUSTRIAS MIL CAUCHOS, enviada o radicada en la dirección física del establecimiento de INDUSTRIAS MIL CAUCHOS, ubicadas en la calle 22 19-07, calle 22 14-23 y calle 22 14-19, de la ciudad de Bucaramanga, Correo electrónico: [email protected], Línea celular: 3175019435 y Pagina web: www.industriasmilcauchos.com

Contenido mínimo de la solicitud:

La solicitud deberá contener, como mínimo, la siguiente información:

a) Identificación del Titular: nombre completo y número de identificación.

b) Dirección para notificaciones y medio de contacto (teléfono, correo electrónico y/o dirección de residencia).

c) Descripción clara y precisa de la solicitud, indicando los datos personales respecto de los cuales pretende ejercer el derecho (conocer, actualizar, rectificar, suprimir y/o revocar la autorización) y, de ser posible, el área, proceso o relación en la cual fueron recolectados (cliente, proveedor, trabajador, contratista, etc.). d) Documentos soporte (si aplica): el Titular podrá allegar los documentos o elementos que faciliten la localización de sus datos personales o sustenten la petición.

Solicitudes por representante, causahabiente o apoderado: Cuando la solicitud sea presentada por un representante, causahabiente, apoderado o cualquier tercero autorizado, deberá acreditarse la calidad en que actúa mediante los documentos idóneos (p. ej., poder, registro civil, documento de representación legal, autorización expresa del Titular, entre otros), según corresponda. Radicación mediante formato (si aplica): En caso de que el Responsable disponga un formato interno de “Solicitud de validación y modificación de datos personales”, el Titular podrá utilizarlo para facilitar el trámite; sin embargo, la ausencia de dicho formato no impedirá la recepción y gestión de la solicitud siempre que se incluya la información mínima aquí indicada.

16. TÉRMINOS DE RESPUESTA

16.1 Consultas: Las solicitudes de consulta serán atendidas en un término de diez (10) días hábiles contados a partir de la fecha de recepción de la solicitud. En caso de requerir ampliación del término para dar respuesta, se le informaran las razones de la prórroga del plazo, el cual no podrá ser superior cinco (5) días hábiles, contados a partir del vencimiento del primer plazo.

16.2 Reclamos: Las reclamaciones serán atendidas en un término de quince (15) días hábiles contados a partir de la fecha de recepción de la solicitud. En caso de requerir ampliación del término para dar respuesta, se le informarán las razones de la prórroga del plazo, el cual no podrá ser superior a Ocho (8) días hábiles, contados a partir del vencimiento del primer plazo. En caso de que la información disponible en la solicitud de Consulta o Reclamación esté incompleta, HERNANDO NAVARRO URIBE, requerirá, en los siguientes cinco (5) días hábiles a la recepción de la solicitud, la complementación de la información allegada. Si pasados dos (2) meses desde el primer envío de la solicitud, el Titular no completarse la información necesaria se entenderá que desistió del requerimiento.

17. TRANSMISIÓN Y TRANSFERENCIA DE INFORMACIÓN PERSONAL:

En desarrollo del objeto social de la Compañía y la relación comercial y/o laboral entre HERNANDO NAVARRO URIBE y el Titular los datos personales podrán ser transmitidos y/o transferidos a terceros con domicilio en el exterior, en dicho caso se atenderá a los requerimiento legales aplicables de acuerdo a la autorización previa conservando la confidencialidad de la información y la sujeción a las finalidades autorizadas. En razón a lo anterior, la información no podrá ser usada o destinada para propósito o fin diferente.

En caso de requerimientos de Información por autoridades públicas y terceros participantes en procedimientos legales, contables, de auditoría y otros asesores y representantes, se podrá transmitir la información para:

Cumplir con requerimientos legales
Cumplir con procesos jurídicos
Responder las solicitudes de las autoridades y del gobierno
Cumplir con las términos y condiciones de la compañía
Protección de derechos, privacidad, seguridad o propiedad
Obtener los recobros o aplicables o limitar los daños y perjuicios que nos puedan afectar

18. SEGURIDAD DE LA INFORMACIÓN Y MEDIDAS DE PROTECCIÓN:

La información personal que repose en las bases de datos propiedad de HERNANDO NAVARRO URIBE, no será usada o tratada de manera distinta los parámetros dados en la presente Política y lo señalado por la ley 1581 del 2012, sus decretos reglamentarios y demás normas que regulen dicha materia; con la finalidad de proteger la privacidad de la información, bajo las medidas y condiciones de seguridad necesarias que impidan su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso fraudulento o no autorizado.

19. REGISTRO NACIONAL DE BASE DE DATOS:

De conformidad al artículo 25 de la Ley 1581 del 2012, el decreto 90 de 2018, sus decretos reglamentarios y la Circular 02 del 2015, HERNANDO NAVARRO URIBE. Realiza la inscripción de sus bases de datos ante el Registro Nacional de Bases de Datos, de la Superintendencia de Industria y Comercio cuando la misma sea requerida.

20. VIGENCIA DE LA POLÍTICA DE TRATAMIENTO DE DATOS.

La presente Política para el Tratamiento de Datos Personales rige a partir de la fecha de su publicación, con vigencia indefinida, se divulgará a través de la sede electrónica. La empresa, revisará la política de tratamiento de datos personales una vez al año o en el momento que existan modificaciones de Ley. Para lo anterior garantiza que los canales de comunicación se encuentran debidamente actualizados. Cualquier cambio sustancial en las políticas de Tratamiento de datos personales, se comunicará de forma oportuna a los titulares de los datos a través de los medios habituales de contacto y/o a través de la sede electrónica de la Empresa.